Intelligent Process Automation: A short glossary

Intelligent Process Automation, IPA

Intelligent Process Automation (IPA) refers to the practice of process automation with solutions that involve smart attributes. IPA solutions are tailored to the specific requirements of the target process by combining technologies like, chat bots, computer vision, machine learning and robotic process automation software.

Robotic Process Automation, RPA

Robotic Process Automation (RPA) refers to process automation with software robots. The robots are programmed to use the applications required for the execution of the target process in the same way as a human operator would. They always follow pre-programmed rules and are easy to integrate into existing business processes.

Software robot

Software robot is a software application that is used in robotic process automation to replace the actions of a human worker interacting with the user interface of a computer system. Software robots may have some vendor specific attributes, but implementing these technologies never requires changes to existing systems.

Enterprise RPA

Enterprise RPA refers to the use of RPA technology in a large and industrial manner to achieve automation requirements of a large enterprise. Enterprise RPA solutions are scalable, easily managed and maintained. These features are achieved by specialized services such as: managing component libraries that allow the re-use of automation objects, expert support, staff training, following and managing RPA performance, support in setting up internal robotic center of excellence.

Business Process Automation, BPA

Business Process Automation refers to a high-level strategy that aims to streamline all business processes. It involves recording – and re-designing- all processes within the business to digital format and then integrating them with an automation software.

Digital worker/ Virtual worker

Digital or virtual worker refers to a software robot that takes over a process or task otherwise performed by human workers. Digital workers deliver Robotic Process Automation (RPA) services where the used technology is a pre-programmable software.

Intelligent digital worker

An intelligent digital worker is a technology platform that combines pre-programmed software robots with different cognitive technologies. An intelligent digital worker is able to handle processes that consist of more complex tasks involving unstructured data and interpretation. Intelligent digital workers are used to deliver Intelligent Process Automation (IPA) services.

Robotic Center of Excellence, CoE

Robotic Center of Excellence (CoE) is the organization’s management center for the use of automation technologies. The job of the CoE-team is to create, measure and manage a virtual workforce that supports the organization’s strategic goals.

Robotic Desktop Automation, RDA

Robotic Desktop Automation (RDA) refers to computer-specific automation that is applied to speed-up or enhance the performance of a human worker using the desktop. While RPA technologies can be referred to as virtual workers, RDA technologies work hand-in-hand with their human counterpart and thus may be called virtual assistants.

Optical Character Recognition, OCR

Optical character recognition (OCR) refers to the conversion of images of typed or hand written text into machine encoded text. OCR programs analyze scanned-in images to detect light and dark areas in order to identify alphabetic letters and numeric digits. When a character is recognized, it is converted into code. OCR is often being used to digitize typed or handwritten information.

Natural Language Processing, NLP

Natural Language Processing (NLP) technologies enable computers to process large amounts of natural (human) language data. NLP technologies typically rely on machine learning to help them automatically learn new rules.

Computer Vision

Computer Vision technologies are used to enable computers to gain high-level understanding from digital images or videos. These technologies seek to automate tasks that would otherwise require the human visual system.

Chatbot

Chatbots are computer programs that can conduct a natural language conversation. They are designed to simulate a human conversation partner convincingly either via auditory or textual means. Depending on the level of sophistication of the solution, chatbots can make use of NLP technologies or analyze keywords.

Machine Learning, ML

Machine Learning (ML) gives computers the ability to ”learn” (i.e. progressively improve performance on a specific task) by processing data. ML technologies can ”learn” under supervision, i.e. learn general rules to map inputs to outputs based on a set of example inputs and their desired outputs. The ”learning” may also be unsupervised, in which case no examples are given to the learning algorithm. Instead, it is left on its own to find structures from its inputs. Unsupervised learning can be a goal in itself (discovering hidden patterns in data) or a means towards an end (feature learning).

Cognitive Computing, CC

Cognitive Computing (CC) describes technology platforms that involve cognitive technologies such as machine learning, natural language processing, computer vision, and chatbots. The purpose of cognitive computing is to combine these technologies to find meaning from and understand a data set at a higher level. Rather than just pure data or sensor streams, cognitive computing can deal with symbolic and conceptual information. Cognitive computing enables computers to interpret information extracted from large data sets, while humans remain in charge of the decision process.

Artificial Intelligence, AI

AI is loosely used as an umbrella term for all cognitive technologies that enable computer systems to perform tasks normally requiring some form of human intelligence. A true AI machine would combine these different technologies in such a way that it would have augmented intelligence, surpassing humans in accuracy and insight. The individual technologies, on the other hand, that are performing tasks by simulating a specific area of human intelligence are called cognitive technologies.

Virtual Reality and Augmented Reality, VR/AR

Virtual Reality technologies are being used to create simulated environments. These technologies allow the user to experience the simulation around them – as they were part of it – not just looking in from the outside. Augmented Reality (AR) integrates digital information with live video or the user’s environment in real time to augment the video with artificially added elements or effects.

Business Process Management (Suite), BPM(S)

A business process management suite (BPMS) is a set of automated tools for designing, implementing and improving activities to accomplish a specific organizational goal. BPMS is designed to support the entire process improvement life cycle from process discovery, definition, monitoring and analysis, and through ongoing optimization. BPMS tools allow the organisations to redesign or re-engineer the whole process or set of processes and often also the related IT systems (unlike RPA which is solely using existing IT- system without changes).

Enterprise Cognitive Systems, ECS

Enterprise Cognitive Systems (ECS) are a form of cognitive computing. They are focused on action, not insight, and their intention is to assess what to do in a complex business situation. ECS makes evidence-based suggestions about how the business can achieve its goals. It does so by finding past situations similar to the current situation, and extracting the repeated actions that best influence the desired outcome.

 

Digital Workforce is the only company purely specialising in Intelligent Process Automation services on an industrial scale in the Nordic countries. We automate the routines of computer based knowledge work and liberate human employees’ time for more productive and important tasks. Learn more about us and our services on digitalworkforce.eu.

Mikä ihmeen IPA?

Ohjelmistorobotiikkaan (RPA) perustuvasta automaatiosta on jo muodostunut tärkeä tekijä tietotyöläisten arjessa. Digital Workforcen digityöntekijäpalvelut ovat nykyään käytössä yli 50 organisaatiossa Pohjoismaissa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että rutiinitehtävien siirtyessä digityöntekijöille, ihmisten aikaa vapautuu tärkeämpiin tehtäviin. Seuraavaksi tavoitteena on digityöntekijän älykkyyden ja oppivuuden lisääminen, jotta se voi tarttua entistä mutkikkaampiin tehtäviin.

Kaksi Digital Workforcen perustajista, Jukka Virkkunen ja Heikki Länsisyrjä istuvat Helsingin pääkonttorin neuvotteluhuoneessa. Aikaa keskustelulle on otettu kiireistä huolimatta – nyt puhutaan älykäästä prosessien automatisoinnista – IPA:sta!

Mitä se IPA oikeastaan tarkoittaa?

Jukka: IPA – älykäs prosessiautomaatio – tarkoittaa liiketoiminnan arvon maksimoimista prosesseja automatisoimalla. IPA-palveluyhtiön tehtävä on miettiä tapauskohtaisesti, miten asiakkaan prosessi voidaan automatisoida mahdollisimman pitkälle – tehokkaasti ja laadukkaasti.

Yhden prosessin automatisointiin saatetaan käyttään monia eri teknologioita: ohjelmistorobotiikkaa, kuvantunnistusta, chatbotteja, koneoppimista… lista on pitkä. Termi ’Intelligent Process Automation’ viittaa siis teknologian sovelluskohteeseen, ei teknologiaan.

Heikki: Ratkaisun muoto, ja se mitkä teknologiset kyvykkyydet tulevat hyödynnettäviksi, riippuu täysin asiakkaan liiketoimintaprosessista. IPA-valikoimassa on kokonainen ekosysteemi teknologioita, joita tulee tarkastella osana laajempaa kokonaisuutta. Palikoita yhteen sovittamalla voidaan räätälöidä jokaiseen tilanteeseen sopiva ratkaisu.

Miksi tästä kannattaa puhua?

Jukka: Yritysten ja organisaatioiden kokemuksen karttuessa myös näiden kyky nähdä robotiikan mahdollisuuksia entistä laajemmin kehittyy. Prosessien automatisoinnissa liikkeelle lähdetään tiedon muuttamisesta digitaaliseen muotoon, toinen asken on yleensä RPA. Seuraavassa vaiheessa, pureudutaan jo jonkin asteista tulkintaa vaativiin asioihin, jolloin harkittavaksi tulee valikoima älykkäitä teknologioita.

Heikki: Tietotyöpanoksen johtaminen on johtajien agendalla, sillä se on aikamme merkittävin tuottavuustekijä – tilanne on sama lähes kaikilla aloilla. Muutos on ollut äärimmäisen nopeaa ja monessa työssä päätteellä tehtävän rutiininomaisen työn määrä on yhä kasvussa. Liiketoiminnan prosesseja automaatisoimalla ollaan saavutettu merkittäviä tuottavuusetuja ja tätä kyvykkyyttä halutaan kehittää entisestään useimmissa organisaatioissa.

Mikä on RPA:n paikka IPA-yhtälössä?

Heikki: RPA on edelleen paras työkalu toistuvaisluontoisen tietotyön automatisointiin. IPA:sta puhuttaessa voitaisiin hyvin puhua myös älykkäästä RPA:sta, eli ohjelmistorobotista jolle on annettu lisää kyvykkyyksiä tarpeen mukaan. Digityöntekijän käyttöalue on tällöin entistä laajempi, mutta RPA on yhä keskeisessä osassa toteutusta.

Asiakkaan näkökulmasta on kuitenkin järkevää, että kaikki prosessien automatisointiin tarvittava teknologia on saatavilla kokonaisuutena, skaalautuvasti ja helposti. Tässä selvästi paras ratkaisu on eri kyvykkyyksiä integroiva pilvipalvelu, joka joustaa tarpeen mukaan.

Digital Workforce on Pohjoismaiden ainoa puhtaasti älykkääseen ohjelmistorobotiikkaan erikoistunut palveluyhtiö. Ota meihin yhteyttä ja saavuta yrityksesi piilevä potentiaali digityövoiman avulla!

Verkko-oppiminen, joustava valinta sinulle ja organisaatiollesi

Henkilökunnan kouluttaminen saatetaan nähdä turhan paljon aikaa vievänä ja ajoittain jopa pakotettuna. Ei ole yksinkertaista asettaa yhtä sopivaa aikataulua kaikille työntekijöille, joilla muutenkin ovat kalenterit usein täynnä. Turhautumisen estämiseksi ja motivaation ylläpitämiseksi, kouluttautumisen tulee olla joustavaa, asian helposti oivallettavissa ja kokonaisuuden silti tarpeeksi haastavaa jokaiselle osallistujalle.

Verkko-oppiminen on loistava vaihtoehto, kun haluat tarjota ohjelmistorobotiikkaan liittyvää koulutusta organisaatiollesi edellä mainituilla ominaisuuksilla. Me, Digital Workforce Academy olemme tarjonneet koulutustamme jo monelle kymmenelle asiakkaalle, joilla jokaisella on nyt käsissään menestymisenavaimet organisaation ohjelmistorobotiikkamatkalla.

Kurssimme on suunniteltu ohjelmistorobotiikkatiimin eri rooleille – nämä roolit auttavat sinua saavuttamaan organisaation asettamat tavoitteet kullekin automaatiolle. Näihin tavoitteisiin pääseminen vaatii ohjelmistorobotiikan täydellistä kiinnittymistä organisaation päivittäiseen toimintaan. Ohjelmistorobotiikka tuo mukanaan muutoksia, mutta kun käsittelet niitä matkasi aikana hiljalleen, pääset kapuamaan huipulle asti. Muutokset tuovat samalla myös mahdollisuuksia kehittää liiketoimintaasi; kun opit tunnistamaan näitä mahdollisuuksia alusta asti, robotiikkamatkasi pysyy oikeilla raiteilla. Mahdollisuudet ulottuvat myös henkilöstöösi asti. Pystyt tarjoamaan entistä mielekkäämpiä töitä ja samalla kehitystä heidän omiin urapolkuihinsa, kun tylsät sekä puuduttavat rutiinit jäävät pois.

Verkko-oppiminen tuo siis juostavuutta oppimisprosessiin, unohtamatta kuitenkaan laatua. Osallistujat voivat itse vaikuttaa siihen, mitä asioita he haluavat oppia. Myös keskittyminen, joko vaikeisiin tai kaikista kiinnostavimpiin alueisiin onnistuu verkko-oppimisessa. Muista kuitenkin, että et ole verkko-oppimisessa oman onnesi nojassa. Academy tiimimme on aina käytettävissäsi, mikäli sinulle herää kysymyksiä ohjelmistorobotiikkamatkallasi. Tiimimme myös auttaa mielellään koko organisaatiotasi sopivien kurssien valinnassa, saavuttaaksesi tulevaisuuden tavoitteesi.

Kursseissa käytetyt opastusvideot, harjoitukset ja monivalintakysymykset takaavat, että kaikki osallistujat ovat omaksuneet kurssin sisällön. Tehtävät on myös suunniteltu niin, että seuraava taso edellyttää aikaisempien tehtävien suorittamista. Jokainen kurssi on mahdollista suorittaa osallistujan oman aikataulun mukaisesti. Tämä nostaa esiin verkko-oppimisen joustavuuden ja tehokkuuden oppimisprosessissa, kun osallistuja voi itse päättää, milloin hänelle on juuri paras aika kurssille. Jokaisen kurssin päätteeksi, on suoritettava lopputehtävä, jonka tiimimme tarkistaa käsin ja antaa sinulle siitä palautetta. Haluamme varmistaa, että kaikki kurssimme suorittavat ovat oppineet sen, mikä pitääkin.

Vaikka oppiminen onkin yksilöllistä, ohjelmistorobotiikan kokonaiskuva on täysin tiimipainotteinen; tämä on myös kurssiemme rakentava periaate. Menestynyt ohjelmistorobotiikkahanke tarvitsee laajaa tietämystä ja vahvaa sitoutumista kaikilta osapuolilta organisaatiossa. On totta, että kurssimme on tarkoitettu tiettyyn ohjelmistorobotiikkarooliin, mutta niissä myös kerrotaan muiden tiiminjäsenten tehtävistä ja vastuualueista. Tämä takaa saumattoman yhteistyön, sekä kommunikoinnin kaikkien tiiminjäsenten välillä.

Ohjelmistorobotiikkatiimiä voi ajatella neljän eri osaajan näkökulmasta, joilla kaikilla on sama tavoite: Luoda onnistuneita automaatioita. Kaiken keskellä toimii analysoijan-roolissa oleva, joka voidaan myös nähdä projektipäällikkönä jokaiselle automaatiolle. Tässä roolissa tunnistetaan automaatiolle sopivia prosesseja sekä määritetään liiketoimintaperustetta, jotta priorisoitu tuotantolinja ja yksityiskohtainen dokumentaatio prosessista voidaan luoda. Analysoijien kanssa läheisesti työskentelevät kehittäjät. He huolehtivat itse automaatioratkaisun luomisesta, sekä ratkaisun dokumentoimisesta testiympäristöä hyödyntäen. Kun automaatioratkaisu on valmis luovutettavaksi tuotantoon, on ohjelmistorobotiikka-ylläpitäjän aika astua mukaan projektiin. Ensin ylläpitäjä tarkistaa, että dokumentaatio on tarpeeksi tarkka tuotantoa ajatellen. Sen jälkeen, hän arvioi laadun, skaalautuvuuden ja ratkaisun kokonaisvaltaisen rakenteen. Onnistuneen luovutusprosessin jälkeen, vastuu siirtyy siis ylläpitäjälle. Ylläpitäjä jatkaa siten koko prosessin hallintaa, aikataulutusta ja tutkii mahdollisia sattumuksia tuotannossa, kuin vastaa myös robotin resursseista. Kaikkein ylempänä tiimin rakennetta ajatellen voidaan nähdä ohjelmistorobotiikkajohtaja, jonka vastuu on taata koko tiimin menestys robotiikkahankkeessa. Johtajat käsittelevät varsinaiset ohjelmistorobotiikanresurssit, valvovat tuotantolinjaa ja viestivät hankkeesta muille liiketoimintayksiköille, huomioiden samalla heidän odotuksiaan. Ilman johtajaa, ohjelmistorobotiikan käyttöönotto ja sen laajentaminen olisi järjestäytymätöntä ja tehotonta.

Jos etsit ratkaisua edistää ohjelmistorobotiikkaprojektiasi ja saavuttaa asettamasi tavoitteet, helpoin tie tähän on kouluttaa henkilöstösi ymmärtämään paremmin, mitä asioita haluat saavuttaa, sekä mitä odotat heiltä ja ohjelmistorobotiikalta.

Älä epäröi, ota vastaan ohjelmistorobotiikan tuomat muutokset ja anna uusien ajatusten virrata!

 

Kohtaa tulevaisuuden haasteet digityöntekijä rinnallasi! Ota meihin yhteyttä ja selvitä automaation potentiaali omassa organisaatiossasi jo tänään. Tutustu myös Digital Workforce Academy– kurssitarjooman!

Artikkeli: Annika Saariluoma ja Niko Lehtonen
Kuvat perzon seo, www.Pixel.la ja home thods lisenssillä CC BY 2.0

Digityöntekijä – 0 – 100 km/h sadassa päivässä

Sanotaan, että digityöntekijän (ohjelmistorobotiikan) käyttöönotto on helppoa. Projektit ovat lyhyitä ja vaivattomia ilman byrokratiaa. Mikä tahansa organisaation rutiineista automatisoituu käden käänteessä vain muutamassa viikossa. Lopultakin voimme liiketoiminnan puolella unohtaa IT-budjetit ja pitkät toivomuslistat, joita tietohallinto ei kuitenkaan koskaan saa täysin toimitettua. Vai onko se sittenkään näin helppoa? No, tavallaan on, tavallaan ei.

Skaalautuvuutta ja toistettavuutta etsimässä

Digityöntekijöiden opettaminen (automaatioskriptien tekeminen) on periaatteessa helppoa ja nopeaa. Kunhan ensin on löydetty oikeat kohdeprosessit ja mietitty esimerkiksi, miten automaatio saattaa muuttaa prosessia tai miten prosessien poikkeamat käsitellään. Ja päätetty, kuinka ihmiskollegoiden rooli muuttuu tiimissä, kun digityöntekijä tekee puuduttavat rutiinit jättäen ihmisille aikaa ajatteluun ja luovaan työhön. Ennen kuin digityöntekijä on aidosti skaalautuva, tarvitaan myös tekninen alusta, josta voi tilata uusia digityöntekijöitä sormia napsauttamalla.

Todellinen ”hauskuus” alkaa siinä vaiheessa, kun perusjärjestelmiin tehdään versionpäivityksiä ja vasta toteutetut kymmenet prosessiautomaatiot lakkaavatkin toimimasta. Tässähän muistuu ihan mieleen IT:n alkuajat (tai ATK:ksi sitä kai silloin kutsuttiin). Silloin oltiin todella luovia ja kovat IT- kundit olivat varsinaisia sankareita. Kaikki tiesivät, että Jaskan lomaillessa kukaan muu ei osaa operoida järjestelmiä. Ei kuulosta oikein hyvältä tavalta automatisoida liiketoiminnalle kriittisiä prosesseja.

Jos et tiedä minne olet menossa, kaikki tiet johtavat sinne

Organisaatiot eivät palkkaa digityöntekijöitä vain huvin vuoksi (vaikka se on tosi mukavaa, usko pois!). Digityöntekijältä halutaan konkreettisia tuloksia: parempaa tehokkuutta, parempaa laatua tai vaikkapa suurempaa lisäarvon tuottoa asiakkaille. Mikä ikinä onkaan tavoite, voit olla varma, että se ei toteudu itsestään. Heti matkan aluksi on syytä miettiä, mitä tavoittelee ja rakentaa saman tien toimintamalli, joka toteuttaa tavoitteen.

Digityöntekijä on oikein käytettynä äärimmäisen tehokas ja joustava työkalu. Mutta myös kaikkein joustavimmatkin työkalut tarvitsevat käyttöohjeet, johtamista ja malleja. Jos työkalu on niin helppo, että kuka tahansa osaa sitä käyttää, voit olla varma, että ennen silmänräpäytystä organisaatioon on syntynyt satoja näppäriä automaatioita – joista valitettavasti moni lopettaa toimintansa seuraavassa ERP- päivityksessä kunnes ne on konfiguroitu uudelleen.

Digityöntekijää pitää johtaa, eihän ihmisiäkään saa jättää ilman tukea

Kuvitellaanpa hetki ihmisistä koostuvaa organisaatiota ilman sääntöjä tai tavoitteita. Jokainen saisi tehdä mitä haluaa ja miten haluaa sopimatta mitään kollegoidensa kanssa. Jotenkin epäilen, että tästä organisaatiokokeilusta ei tulisi kovin menestyksekästä tai pitkäikäistä. Nykyään puhutaan paljon itseohjautuvasta organisaatiosta ja tiimeistä sekä Teal organisation/Holakratia- tyyppisistä orgaanisista rakenteista. Kannattaa muistaa, että ne ovat varsin kaukana anarkiasta. Niissä organisaatiolle on asetettu selkeä tavoite ja pyhät perussäännöt, joiden mukaan pelataan. Samalla tavalla digityöntekijä kaipaa ympärilleen johtamista ja selkeitä tavoitteita. Digityöntekijät kun eivät valitettavasti osaa organisoitua itsekseen ilman ohjausta, eivät ainakaan vielä.

Kuinka päästä piloteista aidosti tuottavaan toimintaan?

Monet organisaatiot ovat kokeneet huikeaa euforiaa onnistuneista piloteista. Tunnelma vaan on tupannut pahasti lässähtämään, kun tosielämän tulokset ovatkin osoittautuneet lopulta aika vaatimattomiksi, eivätkä liiketoiminnalliset tavoitteet ole toteutuneet. Usein tämä johtuu siitä, että digityöntekijän käyttöönottoa ei ole tavoitteellistettu riittävästi. Eikä olla muistettu rakentaa aidosti skaalautuvia teknisiä alustoja eikä toimivia johtamis- ja organisoitumismalleja.

Me Digital Workforcessa olemme nähneet liian monen asiakkaan kärsivän liian hitaasta digityöntekijän tuottavuuskäyrän käynnistymisestä. Kun mietitään heti alusta alkaen mitä tavoitellaan, loppu oikeastaan hoituukin aika helposti: asetetaan visio ja tavoitteet, ja niistä johdetaan tarvittavat toimenpiteet. Tarvitaan toimiva ja skaalautuva alusta. Tarvitaan toimivat priorisointi- ja päätöksentekomallit. Tämä ei ole varsinaisesti rakettitiedettä, mutta silti jokaisen organisaation täytyy miettiä asia läpi omaan toimintaansa sopivaksi. Ja liian monelta tuo mietintä on jäänyt tekemättä. Jos kuulostaa tutulta ja tuntuu, että saippuapala välillä karkaa käsistä, istutaan alas ja jutellaan hetki.

Siirry suoraan kiihdytyskaistalle

Digital Workforce on jo tehnyt tämän matkan usean organisaation kanssa. Yhdessä asiakkaiden kanssa on koettu tuskaa ja hienoja oivalluksia. Näistä kokemuksista olemme kiteyttäneet opit, miten digityöntekijää pitää johtaa pohjoismaisessa kulttuuri- ja IT-ympäristössä. Olemme tuotteistaneet 100 päivän digityöntekijän käynnistysohjelman, jonka avulla siirryt satunnaisten pilottien ja kokeilujen kierteestä aitoon tuottavuuteen ja organisoituun itsensä rahoittavaan robotiikan kehitysohjelman pariin sadassa päivässä. Haluatko lisätietoja? Ota meihin yhteyttä!

Jari Annala: jari.annala@digitalworkforce.fi / p. +358(0) 400 33 85 85

 

Kohtaa tulevaisuuden haasteet digityöntekijä rinnallasi! Ota meihin yhteyttä ja selvitä automaation potentiaali omassa organisaatiossasi jo tänään. 

Artikkeli: Jari Annala –Digital (R)evolutionist, Digital Workforce
Kuva KeWynn Lee lisenssillä CC BY 2.0

BPO vs RPA – Robotille ulkoistaminen

Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen ei ole ajatuksena uusi. Yritykset ovat jo pitkään ulkoistaneet muun muassa IT-, siivous-, ja turvallisuus palveluitaan.

Myös RPA voidaan nähdä eräänä ulkoistamisen muotona. Henkilön tai ihmisryhmän sijaan, työ ulkoistetaan ohjelmiston suoritettavaksi.

Wikipedian mukaan liiketoimintaprosessien ulkoistaminen auttaa yrityksiä parantamaan joustavuutta neljällä eri tavalla:

  1. Palveluista maksetaan suoritusperusteisesti. Tämä tarkoittaa, että yritys maksaa vain ja ainoastaan tarvitsemastaan palvelusta. Kun yritys tarvitsee esimerkiksi siivouspalveluita kaksi tuntia päivässä maksaa se vain näistä kahdesta työtunnista sen sijaan, että se palkkaisi täysipäiväisen siivoojan.
  2. Yritys voi keskittyä toimintansa kannalta keskeisimpään tekemiseen. Kun ylimääräiset funktiot on leikattu pois, voidaan voimavaroja vapauttaa tuottavampiin tarkoituksiin.
  3. Liiketoiminnan prosessit nopeutuvat entisestään. Tehokas ulkoistustoiminta voi nopeuttaa esimerkiksi tuotantolaitoksen suorituskykyä tai, RPA:n tapauksessa, vaikka lomakkeiden prosessointia.
  4. Ulkoistaminen mahdollistaa nopean ja joustavan liiketoiminnan organisaation kasvaessa. Yrityksen kasvaessa velvoitteet ja byrokratia sitovat toimintaa lisääntyvässä määrin. Ulkoistamalla esimerkiksi tarvittavaa raportointia, voidaan vähentää byrokratian kuormittavuutta.

Edellä esitettyjä näkökulmia on testattu onnistuneesti monessa organisaatiossa. Sillä, onko toiminta ulkoistettu ihmiselle vai robotille, ei näistä lähtökohdista ole merkitystä.

Robotiikkaa voidaan lähestyä myös paljon henkilökohtaisemmasta näkökulmasta. Robotti voi korvata osan yksittäisen henkilön työstä helpostikin, mutta kokonaisen työntekijän työpanoksen korvaaminen robotilla on jo vaikeaa. Voidaankin leikkiä ajatuksella, että työntekijä ulkoistaa robotille osan tehtävistään. Näin työntekijä ottaisi yhtiön roolin yllä olevissa esimerkeissä.

Tässä tapauksessa yllä olevat kohdat voidaan nähdä seuraavalla tavalla:

  1. Ylläolevassa esimerkissä yhtiön on helppo laskea, miten paljon se säästää, kun maksaa täysipäiväisen siivoojan sijaan vain kahdesta siivoustunnista. Samaan tapaan on mahdollista laskea miten paljon robotti säästää yksittäisen työntekijän aikaa ja siten työnantajan rahaa.
  2. Työntekijä voi keskittyä monipuolisempiin ja siten (useimmiten) palkitsevampiin tehtäviin, jotka vastaavat hänen omaa ydinosaamistaan. Työntekijä myös arvostaa näitä tehtäviä enemmän kuin rutiineja, jotka voidaan määrittää robotin tehtäväksi.
  3. Mikäli robotti suorittaa osan työstä, esimerkiksi kokoaa raportin, jonka pohjalta työntekijä rakentaa analyysin tai esityksen, tulee huomiota kiinnittää ajankäyttöön. Jos tehtävään kuluu kokonaisuudessaan sama aika kuin ennenkin, on syytä tarkastella tilannetta lähemmin. Saattaa olla, että esitykset ja analyysit ovat entistä parempia. Joka tapauksessa, myös työntekijän on hyvä olla tietoinen robotiikan soveltamiseen liittyvistä tavoitteista.
  4. Työntekijän ei tarvitse automaation myötä tehdä jokaista pientä asiaa manuaalisesti, jolloin tehtävissä on helpompi pysyä ajantasalla. Ajankohtainen toiminta luo kilpailuetua ja sen vaikutukset ulottuvat laajalle ympäristöön.

Oman ura johtaminen on kasvava trendi länsimaissa, jota RPA tukee hyvin. Tylsien rutiinien ulkoistaminen vapauttaa aikaa työssä oleellisiin tehtäviin ja helpottaa keskittymistä myös yksilön kannalta tärkeimpään.

RPA:n tehtävä on ottaa robotti pois ihmisestä.

Kohtaa tulevaisuuden haasteet digityöntekijä rinnallasi! Ota meihin yhteyttä ja selvitä automaation potentiaali omassa organisaatiossasi jo tänään. 

Artikkeli: Emma Luukka – RPA Solutions Consultant, Digital Workforce
Kuva Ken Teegardin lisenssillä CC BY 2.0