Digital Workforce yhteistyöhön UiPathin kanssa kattavamman robotiikan pilvipalvelun tarjoamiseksi


Digital Workforce yhteistyöhön UiPathin kanssa kattavamman robotiikan pilvipalvelun tarjoamiseksi

UiPathin ohjelmistorobotiikkaratkaisu auttaa Digital Workforcen asiakkaita toimimaan tehokkaammin, tarkemmin, tietoturvallisesti ja skaalautuvasti.

Lehdistötiedote -29.5.2018, Lontoo & Helsinki – Pohjoismaiden johtava robotiikan palveluyhtiö Digital Workforce julkisti tänään yhteistyön johtavan ohjelmistorobotiikan ohjelmistoyhtiön UiPathin kanssa laajentaakseen liiketoimintaansa Pohjoismaissa. Toukokuussa alkaneessa yhteistyössä Digital Workforce tarjoaa UiPathin teknologiaa organisaatioille, jotka ovat valinneet UiPathin ohjelmistorobotiikkaohjelmiston. UiPathin ratkaisut ovat saatavilla Digital Workforcen kaikista maayhtiöistä Suomessa, Ruotsissa, Tanskassa, Norjassa ja Puolassa.

Ohjelmistorobotiikan mullistus jatkuu vahvana Pohjoismaissa. Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen tietotyön rutiineissa ja ihmisten vapauttamisessa merkityksellisempään työhön on laajentunut pankki- ja vakuutusalalta julkishallintoon, kuntiin, sosiaali- ja terveydenhuoltoon, teollisuuteen ja vähittäiskauppaan. Yleisimmin robotiikkaa käytetään taloushallinnossa, kirjanpidossa, toiminnoissa ja asiakaspalvelussa.

Jukka Virkkunen, yksi Digital Workforcen perustajista, toteaa: ”Perustimme Digital Workforcen syksyllä 2015 ja olemme nähneet, kuinka markkina on kehittynyt ja kypsynyt Pohjoismaissa. UiPathin teknologia kehittyy kovalla vauhdilla ja tarjoaa monia uniikkeja etuja, kuten erityisratkaisut asiakasrajapinnan toimintojen automaatioon sekä ilmaisen kokeiluversion. Palvelumme pohjautuvat vakaisiin, markkinoiden johtaviin ohjelmistoihin, ja olemmekin nyt innoissamme, että myös UiPath on saatavilla teollisen tason palvelualustastamme, niin private kuin Azure-pilvestä. Pilvipalvelun lisäksi olemme investoineet merkittävästi UiPathin teknologiakyvykkyyteen läpi organisaation.”

Digital Workforce on automatisoinut yli 500 prosessia ja on johtava robotiikkayhtiö Pohjoismaissa. Yhtiöllä on vahva jalansija finanssisektorilla ja laajentaa nyt nopeasti asiakaskuntaansa sosiaali- ja terveydenhuollossa, julkisella sektorilla sekä muissa tietointensiivisissä isoissa organisaatioissa. Yli kaksi tusinaa RPA asiantuntijoita on parhaillaan viimeisessä vaiheessa UiPathin sertifiointia ja ensimmäiset asiakassopimukset on jo allekirjoitettu.

Anand Nagwani, UiPath Vice President, EMEA, Partnerships, sanoo: ”Pohjoismaat on meille avainalue, kun jatkamme kasvuamme Euroopassa. Yhteistyössä Digital Workforcen kanssa näytämme yhä useammille organisaatioille RPA:n voiman ja kuinka sillä voidaan dramaattisesti parantaa tuottavuutta, säädösten mukaista toimintaa sekä asiakaspalvelua läpi yritysten tausta- ja asiakasrajapintapalveluiden. Ratkaisumme auttavat paitsi nopeuttamaan digitaalista liiketoimintaa, myös saavuttamaan arvokasta etua matkalla kohti tekoälyä.”

Digital Workforce
Digital Workforce on Pohjoismaiden johtava palveluyhtiö, joka on erikoistunut teollisen tason älykkääseen ohjelmistorobotiikkaan. Oppivat digityöntekijämme automatisoivat tietotyön prosesseja suurissa organisaatioissa vapauttaen ihmisten aikaa arvokkaampaan työhön. Digityöntekijöiden käyttöönotto ei edellytä muutoksia nykyisiin tietojärjestelmiin. Digital Workforce perustettiin kesällä 2015 ja yhtiö työllistää tällä hetkellä yli 150 älykkään prosessiautomaation asiantuntijaa Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa ja Puolassa. www.digitalworkforce.fi

UiPath
Liiketoiminnalle ja IT:lle suunniteltu UiPath on johtava ohjelmistorobotiikka-alusta . Yli 700 yritystä ja julkishallinnon organisaatiota käyttää UiPathin Enterprise RPA alustaa ohjelmistorobottien nopeassa käyttöönotossa. Ohjelmistorobotit jäljittelevät ja hoitavat täydellisesti toistuvat prosessit lisäten liiketoiminnan tuottavuutta, taaten säännönmukaisuuden sekä parantaen asiakaskokemusta läpi tausta- ja asiakasrajapintatoimintojen.

Yhdessä menestyksekkään, yli 120 000 henkilöstä koostuvan globaalin RPA kehittäjäyhteisön kanssa UiPathin missiona on demokratisoida ohjelmistorobotiikkaa ja tukea digitaalista liiketoiminnan vallankumousta. UiPathin pääkonttori on New York Cityssä ja yhtiöllä on toimintoja 14 maassa Pohjois-Amerikassa, Euroopassa ja Aasiassa. Yhtiötä ovat rahoittaneet $183M A- ja B -sarjan rahoituksella Accel, CapitalG, Kleiner, Perkins, Caufield & Byers, Credo Ventures, Earlybird’s Digital East Fund ja Seedcamp. UiPathin B-sarjan valuaatio ylitti miljardi USD. Lisätietoja https://www.uipath.com.

Media kontakti: Digital Workforce
Jukka Virkkunen
Partner
+358 50 670 47
jukka.virkkunen@digitalworkforce.fi

Media kontakti: UiPath
Simon Coughlin
Whiteoaks International
+44 (0) 1252 727313
Uipath@whiteoaks.co.uk

Intelligent Process Automation: A short glossary

Intelligent Process Automation, IPA

Intelligent Process Automation (IPA) refers to the practice of process automation with solutions that involve smart attributes. IPA solutions are tailored to the specific requirements of the target process by combining technologies like, chat bots, computer vision, machine learning and robotic process automation software.

Robotic Process Automation, RPA

Robotic Process Automation (RPA) refers to process automation with software robots. The robots are programmed to use the applications required for the execution of the target process in the same way as a human operator would. They always follow pre-programmed rules and are easy to integrate into existing business processes.

Software robot

Software robot is a software application that is used in robotic process automation to replace the actions of a human worker interacting with the user interface of a computer system. Software robots may have some vendor specific attributes, but implementing these technologies never requires changes to existing systems.

Enterprise RPA

Enterprise RPA refers to the use of RPA technology in a large and industrial manner to achieve automation requirements of a large enterprise. Enterprise RPA solutions are scalable, easily managed and maintained. These features are achieved by specialized services such as: managing component libraries that allow the re-use of automation objects, expert support, staff training, following and managing RPA performance, support in setting up internal robotic center of excellence.

Business Process Automation, BPA

Business Process Automation refers to a high-level strategy that aims to streamline all business processes. It involves recording – and re-designing- all processes within the business to digital format and then integrating them with an automation software.

Digital worker/ Virtual worker

Digital or virtual worker refers to a software robot that takes over a process or task otherwise performed by human workers. Digital workers deliver Robotic Process Automation (RPA) services where the used technology is a pre-programmable software.

Intelligent digital worker

An intelligent digital worker is a technology platform that combines pre-programmed software robots with different cognitive technologies. An intelligent digital worker is able to handle processes that consist of more complex tasks involving unstructured data and interpretation. Intelligent digital workers are used to deliver Intelligent Process Automation (IPA) services.

Robotic Center of Excellence, CoE

Robotic Center of Excellence (CoE) is the organization’s management center for the use of automation technologies. The job of the CoE-team is to create, measure and manage a virtual workforce that supports the organization’s strategic goals.

Robotic Desktop Automation, RDA

Robotic Desktop Automation (RDA) refers to computer-specific automation that is applied to speed-up or enhance the performance of a human worker using the desktop. While RPA technologies can be referred to as virtual workers, RDA technologies work hand-in-hand with their human counterpart and thus may be called virtual assistants.

Optical Character Recognition, OCR

Optical character recognition (OCR) refers to the conversion of images of typed or hand written text into machine encoded text. OCR programs analyze scanned-in images to detect light and dark areas in order to identify alphabetic letters and numeric digits. When a character is recognized, it is converted into code. OCR is often being used to digitize typed or handwritten information.

Natural Language Processing, NLP

Natural Language Processing (NLP) technologies enable computers to process large amounts of natural (human) language data. NLP technologies typically rely on machine learning to help them automatically learn new rules.

Computer Vision

Computer Vision technologies are used to enable computers to gain high-level understanding from digital images or videos. These technologies seek to automate tasks that would otherwise require the human visual system.

Chatbot

Chatbots are computer programs that can conduct a natural language conversation. They are designed to simulate a human conversation partner convincingly either via auditory or textual means. Depending on the level of sophistication of the solution, chatbots can make use of NLP technologies or analyze keywords.

Machine Learning, ML

Machine Learning (ML) gives computers the ability to ”learn” (i.e. progressively improve performance on a specific task) by processing data. ML technologies can ”learn” under supervision, i.e. learn general rules to map inputs to outputs based on a set of example inputs and their desired outputs. The ”learning” may also be unsupervised, in which case no examples are given to the learning algorithm. Instead, it is left on its own to find structures from its inputs. Unsupervised learning can be a goal in itself (discovering hidden patterns in data) or a means towards an end (feature learning).

Cognitive Computing, CC

Cognitive Computing (CC) describes technology platforms that involve cognitive technologies such as machine learning, natural language processing, computer vision, and chatbots. The purpose of cognitive computing is to combine these technologies to find meaning from and understand a data set at a higher level. Rather than just pure data or sensor streams, cognitive computing can deal with symbolic and conceptual information. Cognitive computing enables computers to interpret information extracted from large data sets, while humans remain in charge of the decision process.

Artificial Intelligence, AI

AI is loosely used as an umbrella term for all cognitive technologies that enable computer systems to perform tasks normally requiring some form of human intelligence. A true AI machine would combine these different technologies in such a way that it would have augmented intelligence, surpassing humans in accuracy and insight. The individual technologies, on the other hand, that are performing tasks by simulating a specific area of human intelligence are called cognitive technologies.

Virtual Reality and Augmented Reality, VR/AR

Virtual Reality technologies are being used to create simulated environments. These technologies allow the user to experience the simulation around them – as they were part of it – not just looking in from the outside. Augmented Reality (AR) integrates digital information with live video or the user’s environment in real time to augment the video with artificially added elements or effects.

Business Process Management (Suite), BPM(S)

A business process management suite (BPMS) is a set of automated tools for designing, implementing and improving activities to accomplish a specific organizational goal. BPMS is designed to support the entire process improvement life cycle from process discovery, definition, monitoring and analysis, and through ongoing optimization. BPMS tools allow the organisations to redesign or re-engineer the whole process or set of processes and often also the related IT systems (unlike RPA which is solely using existing IT- system without changes).

Enterprise Cognitive Systems, ECS

Enterprise Cognitive Systems (ECS) are a form of cognitive computing. They are focused on action, not insight, and their intention is to assess what to do in a complex business situation. ECS makes evidence-based suggestions about how the business can achieve its goals. It does so by finding past situations similar to the current situation, and extracting the repeated actions that best influence the desired outcome.

 

Digital Workforce is the only company purely specialising in Intelligent Process Automation services on an industrial scale in the Nordic countries. We automate the routines of computer based knowledge work and liberate human employees’ time for more productive and important tasks. Learn more about us and our services on digitalworkforce.eu.

Digital Workforce esittää: The Business of AI- webinaarisarja

Olemme suuren murroksen edessä: Älykkäät teknologiat kehittyvät nopeasti ja muuttavat toimintaamme kaikilla elämänalueilla. Joudumme perusteellisesti uudistumaan siinä, miten teemme työtä ja johdamme liiketoimintaa. On aika oppia uimaan tai upota – mutta mitä meidän tulisi tietää, jotta pärjäämme nyt ja tulevaisuudessa? Digital Workforcen isännöimä, uusi webinaarisarja The Business of AI kokoaa yhteen alan asiantuntijoiden osaamista ja tietoutta. Rekisteröidy ilmaiseksi ja tavoita tieto, jonka tarvitset nyt!

Digital Workforcen tuoreen aloitteen tarkoituksena on tarjota AI-tietoutta etsiville yritysjohtajille – sekä muille liiketoiminnan ammattilaisille – helposti tavoitettava ja laadukas kokonaisuus, jonka tukemana AI-kehityksen ja uuden teknologian tarjoaminen mahdollisuuksien hahmottaminen on entistä helpompaa. The Business of AI- sarja esittää kuukausittain asiantuntijapuheenvuoron, joka kerta eri puhujan toimesta ja uudella kulmalla aiheeseen. Kaikki webinaarit ovat saatavilla osoitteessa  ai.digitalworkforce.eu.

Webinaarisarjan avaa Tekoäly – matkaopas johtajalle- kirjan kirjoittanut Antti Merilehto 11.4., klo. 10.00 EEST. Kaikki sarjan webinaarit pidetään englanniksi.

Ensimmäisessä webinaarissa vastataan mm. seuraaviin kysymyksiin:
Kuinka AI muuttaa liiketoimintaa ja kuinka nopea muutos on?
Millaisia ovat AI:n tarjoamat mahdollisuudet?
Millaisia vaatimuksia AI asettaa yritysjohdolle ja strategialle?
Kuinka nopeasti ja miten yritysjohdon tulisi reagoida muutokseen?

Ilmoittaudu kuulemaan keskustelua tästä.

Mikä ihmeen IPA?

Ohjelmistorobotiikkaan (RPA) perustuvasta automaatiosta on jo muodostunut tärkeä tekijä tietotyöläisten arjessa. Digital Workforcen digityöntekijäpalvelut ovat nykyään käytössä yli 50 organisaatiossa Pohjoismaissa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että rutiinitehtävien siirtyessä digityöntekijöille, ihmisten aikaa vapautuu tärkeämpiin tehtäviin. Seuraavaksi tavoitteena on digityöntekijän älykkyyden ja oppivuuden lisääminen, jotta se voi tarttua entistä mutkikkaampiin tehtäviin.

Kaksi Digital Workforcen perustajista, Jukka Virkkunen ja Heikki Länsisyrjä istuvat Helsingin pääkonttorin neuvotteluhuoneessa. Aikaa keskustelulle on otettu kiireistä huolimatta – nyt puhutaan älykäästä prosessien automatisoinnista – IPA:sta!

Mitä se IPA oikeastaan tarkoittaa?

Jukka: IPA – älykäs prosessiautomaatio – tarkoittaa liiketoiminnan arvon maksimoimista prosesseja automatisoimalla. IPA-palveluyhtiön tehtävä on miettiä tapauskohtaisesti, miten asiakkaan prosessi voidaan automatisoida mahdollisimman pitkälle – tehokkaasti ja laadukkaasti.

Yhden prosessin automatisointiin saatetaan käyttään monia eri teknologioita: ohjelmistorobotiikkaa, kuvantunnistusta, chatbotteja, koneoppimista… lista on pitkä. Termi ’Intelligent Process Automation’ viittaa siis teknologian sovelluskohteeseen, ei teknologiaan.

Heikki: Ratkaisun muoto, ja se mitkä teknologiset kyvykkyydet tulevat hyödynnettäviksi, riippuu täysin asiakkaan liiketoimintaprosessista. IPA-valikoimassa on kokonainen ekosysteemi teknologioita, joita tulee tarkastella osana laajempaa kokonaisuutta. Palikoita yhteen sovittamalla voidaan räätälöidä jokaiseen tilanteeseen sopiva ratkaisu.

Miksi tästä kannattaa puhua?

Jukka: Yritysten ja organisaatioiden kokemuksen karttuessa myös näiden kyky nähdä robotiikan mahdollisuuksia entistä laajemmin kehittyy. Prosessien automatisoinnissa liikkeelle lähdetään tiedon muuttamisesta digitaaliseen muotoon, toinen asken on yleensä RPA. Seuraavassa vaiheessa, pureudutaan jo jonkin asteista tulkintaa vaativiin asioihin, jolloin harkittavaksi tulee valikoima älykkäitä teknologioita.

Heikki: Tietotyöpanoksen johtaminen on johtajien agendalla, sillä se on aikamme merkittävin tuottavuustekijä – tilanne on sama lähes kaikilla aloilla. Muutos on ollut äärimmäisen nopeaa ja monessa työssä päätteellä tehtävän rutiininomaisen työn määrä on yhä kasvussa. Liiketoiminnan prosesseja automaatisoimalla ollaan saavutettu merkittäviä tuottavuusetuja ja tätä kyvykkyyttä halutaan kehittää entisestään useimmissa organisaatioissa.

Mikä on RPA:n paikka IPA-yhtälössä?

Heikki: RPA on edelleen paras työkalu toistuvaisluontoisen tietotyön automatisointiin. IPA:sta puhuttaessa voitaisiin hyvin puhua myös älykkäästä RPA:sta, eli ohjelmistorobotista jolle on annettu lisää kyvykkyyksiä tarpeen mukaan. Digityöntekijän käyttöalue on tällöin entistä laajempi, mutta RPA on yhä keskeisessä osassa toteutusta.

Asiakkaan näkökulmasta on kuitenkin järkevää, että kaikki prosessien automatisointiin tarvittava teknologia on saatavilla kokonaisuutena, skaalautuvasti ja helposti. Tässä selvästi paras ratkaisu on eri kyvykkyyksiä integroiva pilvipalvelu, joka joustaa tarpeen mukaan.

Digital Workforce on Pohjoismaiden ainoa puhtaasti älykkääseen ohjelmistorobotiikkaan erikoistunut palveluyhtiö. Ota meihin yhteyttä ja saavuta yrityksesi piilevä potentiaali digityövoiman avulla!

Digital Workforce laajentaa toimintaa Tanskaan ja palkkaa uuden maajohtajan

Suomalainen RPA-palveluyhtiö, Digital Workforce laajensi hiljattain toimintaansa Tanskan markkinoille. Tanskaan on rakentunut suurten kansainvälisten yritysten pohjoinen keskus ja markkina toimii sijaintinsa vuoksi myös porttina muualle Eurooppaan. Robotiikan mahdollisuudet ovat valtavat, minkä johdosta Digital Workforce on nimittänyt uuden maajohtajan, Tony Minanan, selvittämään digityövoiman hyödyntämistä markkinassa.

Tony Minana aloittaa Digital Workforcen maajohtajana Tanskassa ensimmäinen marraskuuta 2017. Hän saapuu uuteen rooliinsa IBM: n asiakaspäällikön paikalta, jossa hän on johtanut suuria tanskalaisia asiakkuuksia kaupan, tietoliikenteen, kuljetuksen ja pankin -aloilta. Koulutuksensa Tony on saanut niin tietotekniikan kuin liiketoiminnan alalta, maisterin tutkintonsa hän on suorittanut Heriot-Wattin yliopistossa Edinburghista.

Tonyn vahvuudet liittyvät hänen ainutlaatuiseen kokemukseensa ja ymmärrykseensä niin startup- ympäristöjen kuin maailmanlaajuisten, kansainvälisten myyntiympäristöjen toiminnasta. Hän on vahva osaaja, jolla on takanaan pitkä kokemus tanskalaisesta markkinasta ja laaja verkosto paikallisessa yritysyhteisössä.

Tanskassa robotiikan markkinat kasvavat nopeasti yritysten ja muiden organisaatioiden alkaessa ymmärtää teknologian mahdollisuuksia ja hyötyjä. Digital Workforce voi tarjota ainutlaatuista kyvykkyyttä Tanskassa toimiville yrityksille, joista yhä useampi on ilmaissut halunsa parantaa suorituskykyään ja laatuaan sekä vapauttaa elintärkeitä resursseja tuottavampiin työtehtäviin. Erityisen kiinnostavia ehdokkaita RPA:n kannalta ovat organisaatiot, jotka toimivat tietoliikenteen, finanssi- tai julkisten palveluiden alalla.

Kohtaa tulevaisuuden haasteet digityöntekijä rinnallasi! Ota meihin yhteyttä ja selvitä automaation potentiaali omassa organisaatiossasi jo tänään. 

Ilmoittaudu mukaan European business AI and robotics- tapahtumaan Helsingissä 25.- 26.10.2017

Tapaa Digital Workforcen ohjelmistorobotiikka-tiimi European business AI and robotics- tapahtumassa Helsingin Messukeskuksessa 25.- 26.10.2017 .

European business AI and robotics- tapahtuma kokoaa yhteen Pohjois-Euroopan AI-ekosysteemin, mukaanlukien huipputason yritys- ja teknologiapäättäjät ja innovatiiviset ratkaisutoimittajat. Tapahtuma tarjoaa ainutlaatuisen mahdollisuuden verkostoitumiseen ja keskusteluun AI-liiketoiminnan sovelluksista sekä vaikutuksista yritystoimintaan ja yhteiskuntaan.

Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan!

 

Lyhyt opas RPA:n maailmaan: Automatisoitavien prosessien tunnistaminen työpaikalla

Miten lähestyä ohjelmistorobotiikkaa?

Ohjelmistorobotiikka on suhteellisen tuore ilmiö, joka yleistyy hyvää vauhtia. Nimi on hieman harhaanjohtava – ohjelmistorobotiikka ei tarkoita sitä, että toimistoon tulee liuta robotteja korvaamaan ihmistyöntekijöitä. Paino on nimenomaan sanalla ohjelmisto: tietokoneohjelma, joka mallintaa ihmisen toimintaa. Mutta juuri robotti-sanan luoma, ehkä jopa hieman uhkaava ja futuristinen mielikuva saattaa herättää vastarintaa – kuten muutos yleensä.

Seuraavia vaiheita noudattamalla pystytään selvittämään, olisiko ohjelmistorobotiikasta hyötyä omalle organisaatiolle. Selvityksen voi tehdä yksin tai yhdessä tiimin kanssa. Joka tapauksessa, mukaan ei välttämättä tarvita konsultteja, vaan selvitys voidaan tehdä itsenäisesti ilman sitoutumispaineita.

Joten miksei tutkia asiaa? Vaikka lopputulos olisikin se, ettei ohjelmistorobotiikkaan kannata lähteä, on prosesseihin tutustuminen aina hyödyllistä, kuten kohta huomataan.

Potentiaalisesti automatisoitavien prosessien valitseminen

Selvitys alkaa pienistä ja yksinkertaisista prosesseista.

Jos ei ole koskaan määritellyt prosesseja, niiden määrittelyn hankaluuden aliarvioi helposti. Vaikka prosessi olisi miten pieni, sen tarkka määrittely kaikkine yksityiskohtineen ja poikkeuksineen on yllättävän iso urakka.

Jos prosessien määrittely on tuttua puuhaa, prosessien automatisointi silti hyvä aloittaa pienestä. Mitä loogisempi ja yksinkertaisempi prosessi on, sitä nopeampi se on toteuttaa ja sitä vikasietoisempi se on.

Valittavien prosessien tulee olla sellaisia, että niiden automatisoinnista on jotain hyötyä. Ärsyttävät, usein toistuvat prosessit ovat hyviä ehdokkaita. Prosessit, joita kukaan ei halua tehdä, mutta jotka nyt vain on pakko hoitaa päivittäin tai vähintään viikoittain. Jos tällaiset prosessit lopulta automatisoidaan, harva tulee valittamaan asiasta.

Huomaa sanan ”jos” käyttö. Kaikkia prosesseja ei kannata automatisoida, vaikka ne aluksi vaikuttaisivatkin tähän sopivilta. Joissain prosesseissa tarvitaan jatkuvasti ihmistä tekemään päätöksiä jatkotoimenpiteissä. Toisissa tapauksissa prosessi itsessään paljastuu liian monimutkaiseksi ja raskaaksi määritellä suhteessa ajojen toistuvuuteen. Tällöin  investointi automatisointiin ei ole perusteltu. Näin käy erityisesti, jos prosessia saadaan yksinkertaistettua muilla keinoin. Syitä voi olla monia. Alkuvaiheessa onkin suositeltavaa tarkastella useampaa prosessia samaan aikaan.

Prosessien määrittely

Kun potentiaaliset prosessit on valittu, tulee ne määritellä. Määrittelemätöntä prosessia on mahdotonta automatisoida.

Aluksi prosessin kanssa tekemisissä olevat henkilöt, eli alansa asiantuntijat, kerätään yhteen huoneeseen ja määritellään prosessi yhdessä.

Ensimmäiseksi määritellään prosessin alku- ja loppupiste. Esimerkiksi rekrytointiprosessi voidaan katsoa alkaneeksi, kun huomataan tarve uudelle työntekijälle, kun työpaikkaa on mainostettu, tai kun ensimmäinen työhaastattelu alkaa. Vastaavasti sen voidaan katsoa päättyneen, kun viimeinen työhaastattelu loppuu, työntekijä hyväksyy työtarjouksen, tai työntekijä aloittaa ensimmäisen työpäivänsä. Alku- ja loppupisteen määrittäminen varhaisessa vaiheessa auttaa osapuolia keskittymään prosessin olennaisiin osiin.

Sanotaan, että yllämainitussa esimerkissä alkupisteeksi määritetään ensimmäisen haastattelun alku ja loppupisteeksi viimeisen haastattelun loppu. Tässä tapauksessa koko rekrytointiprosessista jää paljon tarkastelun ulkopuolelle. Tämä saattaa kuulostaa haaskaukselta, mutta tiiviimmän osan tarkasteluun menee huomattavasti vähemmän aikaa ja siihen keskitytään kokonaisvaltaisemmin.

Määrittelyvaiheen lopussa pitäisi syntyä yksityiskohtainen prosessikuvausdokumentti, jonka pohjalta voidaan tehdä jatkokehitystä.

Prosessien seuraaminen käytännössä

Kun prosessi on määritelty, kannattaa varmistaa määrittelyn paikkansapitävyys Jos määrittelyn ja käytännön välillä on eroja, määrittelyä tulee päivittää vastaamaan käytäntöä. Usein ihmiset kertovat toimivansa tietyllä tavalla, mutta toimivatkin käytännössä eri tavalla. Prosessin määrittelystä ei ole mitään hyötyä, jos se ei vastaa todellisuutta.

Prosessien parantelu

Kun prosessi on varmasti määritelty tarkasti ja osuvasti, on aika tarkastella sitä kriittisesti. Onko prosessia mahdollista parantaa? Löytyykö siitä pullonkauloja tai muita ongelmakohtia? Voiko sitä tehostaa? Onko esimerkiksi mahdollista nopeuttaa joitain vaiheita tai suorittaa joitain vaiheita samanaikaisesti, kun ne on aiemmin suoritettu peräjälkeen?

Aikamääreet vaikkapa vastauksia ja reaktioita odotettaessa on syytä arvioida tarkasti. Esimerkiksi myyjät voivat joskus olla epätietoisia siitä, miten kauan odottaa vastausta ja milloin soittaa tarjouksen perään. Myös se, milloin vastuu siirretään päätäntävallassa korkeammalle henkilölle, esimerkiksi asiakaspalvelutapauksissa, on hyvä määrittää tarkasti.

Paranteluvaiheessa selvitetään, mitkä prosessin osat, jos mitkään, voidaan automatisoida.

Prosessin jatkoparantelu asiantuntijoiden kanssa

Analysoitu ja paranneltu prosessi, käydään läpi yhdessä asiantuntijoiden kanssa, jotka osallistuivat alkumäärittelyyn. Heiltä saadaan palautetta, jonka perusteella prosessia parannellaan entisestään.

Tämän vaiheen päätteeksi nämä asiantuntijat laativat lopullisen version dokumentista, joka määrittelee uuden vakiotoimintamenettelyn. Syntyneen dokumentin avulla voidaan mm. perehdyttää uusia työntekijöitä tulevaisuudessa.

Jos joku prosessin osa päätetään automatisoida, aloitetaan automatisointi.

Vaikka määritelty prosessi ei soveltuisi automatisoitavaksi se on silti määritelty paremmin ja ehkäpä muokattu paremmaksi kuin ennen. Näin ollen se on tehokkaampi ja mukavampi niille, jotka sitä suorittavat. Lisäksi, on opittu huomattavasti prosessien määrittelystä ja siitä, millaiset prosessit sopivat automatisoitavaksi.

Artikkeli Emma Luukka – RPA Solutions Consultant, Digital Workforce
Kuva WOCinTech Chat lisenssillä CC BY 2.0